Księgi po poprzednim biurze się rozpadają? Oto jak to uporządkować

Księgi po poprzednim biurze się rozpadają? Oto jak to uporządkować

Bilans się nie zamyka. Salda z ubiegłego roku wiszą bez rozpiski na dokumenty. Część faktur zakupowych leży w cudzym systemie, część w cudzej głowie, a osoba, która jeszcze niedawno wiedziała, jak to wszystko funkcjonuje, dziś pracuje gdzie indziej albo nie pamięta szczegółów.

Jeśli trafiłeś na ten tekst, prawdopodobnie zmagasz się z jednym z dwóch problemów: albo właśnie zmieniłeś biuro księgowe i nowy dostawca zaczął od „uwag do zamknięcia", albo księgi wyglądają tak od lat, ale nikt nie miał czasu tego dotknąć. W obu przypadkach pytanie brzmi podobnie: czy da się to naprawić i od czego zacząć?

Krótka odpowiedź: da się. Ale nie zrobi tego księgowa od bieżącej obsługi - bo to inny rytm, inne dane i inny rodzaj pracy. W Kancelarii Asset wydzielamy naprawę ksiąg na osobny zespół. Poniżej opisujemy, dlaczego tak to robimy i co dokładnie się dzieje na każdym etapie.

Spis treści

1. Dlaczego po zmianie biura księgowego bilans przestaje się zamykać?
2. Czy bieżąca księgowa da radę to uporządkować po godzinach?
3. Jak wygląda naprawa ksiąg krok po kroku?
4. Co sprawdzamy na starcie?
5. Jak daleko wstecz trzeba sięgać?
6. Czynny żal - zgłaszać od razu, czy najpierw porządkować?
7. Kiedy naprawa ksiąg w ogóle nie jest potrzebna?
8. 7 rzeczy, które sprawdzisz sam, zanim zadzwonisz
9. Ile to kosztuje i jak długo trwa?
10. Najczęściej zadawane pytania

Dlaczego po zmianie biura księgowego bilans przestaje się zamykać?

Rzadko to efekt jednej złej decyzji. Zwykle to wynik układu, w jakim księgowość pracowała przez lata:

• Odejście osoby prowadzącej księgi bez przekazania dokumentacji roboczej. Zostaje system, znika wiedza o tym, dlaczego konta ustawiono akurat tak.
• Zmiana biura w trakcie roku obrotowego bez uzgodnienia sald na dzień przejęcia. Nowy dostawca dostaje kłębek danych, z których nikt nie wyjaśnił, co wziąć za pewnik.
• Wymiana programu księgowego „na żywca". Ustawa o rachunkowości nie zakazuje zmiany programu w trakcie roku, ale wymaga, by księgi były prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24). Przy pospiesznej migracji sprawdzalność - czyli możliwość prześledzenia zapisu od dowodu do księgi - psuje się jako pierwsza.
• Firma wyrosła poza dział finansowy. Obieg dokumentów zaprojektowany dla mniejszej liczby faktur przestaje domykać się przy obecnym wolumenie.
• Przejęcie spółki z historią, w której bilans otwarcia przyjęto bez weryfikacji. Transakcja miała własny, napięty kalendarz, więc nikt nie pytał, czy liczby się zgadzają.

W każdym z tych scenariuszy księgi rozjeżdżają się stopniowo. Nie ma jednego dnia, od którego wszystko poszło nie tak. Dlatego my nie szukamy winnych - badamy stan. Pytanie brzmi „co jest w księgach", a nie „kto zawinił".

Przy okazji warto przypomnieć jedną rzecz, która często umyka uwadze zarządu: odpowiedzialność za prowadzenie rachunkowości ponosi kierownik jednostki nawet wtedy, gdy księgi powierzono zewnętrznemu biuru (art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, z drobnym wyjątkiem dotyczącym inwentaryzacji). Powierzenie ksiąg nie zdejmuje odpowiedzialności - przesuwa ją z księgowania na nadzór.

Czy bieżąca księgowa da radę to uporządkować po godzinach?

Nie. I nie chodzi o brak kompetencji, tylko o fizykę obciążenia.

Bieżąca obsługa pracuje w rytmie terminów: zamknięcia miesiąca, JPK, zaliczki, płace. Odtworzenie przeszłości działa odwrotnie - wstecz, bez zewnętrznego deadline'u, bez kompletnych danych i bez z góry znanego zakresu.

Ten ostatni wiersz jest najważniejszy. Przy każdej kolizji terminów praca nad przeszłością wylatuje z kalendarza. Jedna osoba nie utrzyma obu trybów, bo termin bieżący zawsze wypchnie odtwarzanie historycznych zapisów. To nie kwestia lenistwa czy braku kompetencji - to po prostu fizyka obciążenia. Dlatego w Kancelarii Asset prace naprawcze prowadzi osobny zespół, który nie ma na głowie zamknięć miesiąca.

Jak wygląda naprawa ksiąg krok po kroku?

Krok 1. Audyt - sprawdzamy, co się zawaliło

Zaczynamy od pełnego audytu: zarządczego, finansowego, księgowego, a jeśli temat wymaga - również prawnego. Nie dlatego, że lubimy diagnozować, tylko dlatego, że każda firma dochodzi do tego stanu inną drogą, a przedsiębiorcy potrafią być zaskakująco pomysłowi w swoich rozwiązaniach. Wycena prac przed ustaleniem, z czym mamy do czynienia, byłaby strzelaniem w ciemno.

Co sprawdzamy na starcie:

• salda otwarcia wobec ostatniego zatwierdzonego sprawozdania,
• rozrachunki z kontrahentami,
• salda bankowe,
• ciągłość dokumentów księgowych,
• zgodność ewidencji VAT z JPK i deklaracjami,
• środki trwałe i ewentualne zapisy magazynowe,
• rozliczenia z właścicielem oraz podmiotami powiązanymi.

Dwie rzeczy warto powiedzieć wprost. Po pierwsze, audyt to nie czynność wobec urzędu - na tym etapie nie składamy korekt ani nie występujemy do organu podatkowego. Po drugie, to nie jest badanie sprawozdania finansowego w rozumieniu przepisów o biegłych rewidentach - takie badanie może wykonać wyłącznie firma audytorska.

Audyt kończy się dwiema decyzjami, które należą do klienta, nie do nas: jak daleko wstecz sięgamy i co robimy w pierwszej kolejności.

Krok 2. Zespoły wykonawcze - kto to fizycznie robi

Po audycie wiadomo, kogo trzeba włączyć. Uruchamiamy tylko te kompetencje, które są w danej sytuacji potrzebne.

• Wdrożeniowcy - ustawiają system księgowy i jego parametry.
• Księgowi od zadań specjalnych - układają i porządkują informacje, szukają dokumentów i danych. To praca bez zewnętrznego terminu i bez gotowych danych wejściowych, więc nie da się jej wykonać „przy okazji" zamknięcia miesiąca.
• Zespół IT - migruje dane między systemami, jeśli zmiana oprogramowania była częścią problemu.

Przy migracji jedna kwestia techniczna jest ważniejsza od wszystkich innych: ostateczne zamknięcie ksiąg za dany rok polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania w nich zapisów. Zamkniętego i zatwierdzonego roku nie poprawia się w systemie - skutki błędów ujmuje się w księgach roku bieżącego, a wobec urzędu przez korekty deklaracji (art. 12 ust. 5 i art. 54 ustawy o rachunkowości).

Drugie zastrzeżenie dotyczy starego programu: jego wyłączenie nie zwalnia z obowiązku zapewnienia dostępu do danych za cały okres przechowywania. Trzeba rozstrzygnąć, czy dane historyczne zostają w starym środowisku, czy zostają przeniesione i w jakiej formie.

Krok 3. Procesy zarządcze - jak nie dopuścić do powtórki

Po pracach naprawczych układamy i naprawiamy procesy zarządcze. Powód jest prosty: jeśli w systemie są błędy, to zwykle wadliwy jest też sposób, w jaki informacje krążą po firmie. Błąd w księgach jest objawem, nie chorobą.

Robimy to po naprawie, a nie przed nią, bo dopiero uzgodnienia pokazują, w którym punkcie obieg zawodzi: gdzie dokument ginie, kto akceptuje go z opóźnieniem, która informacja nie dociera do księgowości. Procedura projektowana na sucho opisuje obieg, który wygląda dobrze tylko na papierze.

Na tym etapie opisujemy obieg dokumentów i zasady akceptacji, a także - jeśli zarząd tego potrzebuje - zakres raportowania zarządczego, który pozwala wychwycić problem, zanim trafi do ksiąg.

Krok 4. Przekazanie do bieżącej obsługi

Sprawę przejmuje opiekun - główna księgowa z zespołem - i prowadzi bieżącą obsługę w ustawionym już obiegu. To zdefiniowany moment końca prac naprawczych.

Klient może zostać przy dotychczasowym biurze na bieżącą obsługę, ale w naszym doświadczeniu najbezpieczniejsze jest przekazanie wewnętrzne w Kancelarii Asset. Zespół, który naprawiał księgi, zna ich historię i wie, na co uważać w kolejnych miesiącach.

Co sprawdzamy na starcie?

Audyt w Kancelarii Asset obejmuje zazwyczaj:

1. Salda otwarcia - czy zgadzają się z ostatnim zatwierdzonym sprawozdaniem finansowym.
2. Rozrachunki z kontrahentami - czy wierzytelności i zobowiązania mają pokrycie w dokumentach.
3. Salda bankowe - czy wyciągi zgadzają się z zapisami w księgach.
4. Ciągłość dokumentów - czy da się prześledzić drogę każdej faktury od wpływu do zapisu.
5. Ewidencja VAT - czy jest zgodna z JPK i złożonymi deklaracjami.
6. Środki trwałe - czy ewidencja pokrywa się z inwentaryzacją.
7. Rozliczenia z właścicielem i podmiotami powiązanymi - często najbardziej zaniedbywany obszar.

Jak daleko wstecz trzeba sięgać?

Punktem odniesienia jest przedawnienie zobowiązania podatkowego: pięć lat liczone od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności (art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej). W praktyce horyzont jest dłuższy niż pięć lat od samego zdarzenia - na przykład CIT za 2021, płatny w marcu 2022, przedawnia się z końcem 2027.

Bieg przedawnienia może być zawieszany lub przerywany. Osobno biegną terminy przechowywania dokumentacji: podatkowej - do upływu przedawnienia (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej), rachunkowej - według reguł ustawy o rachunkowości (art. 74). Rozliczanie straty z lat ubiegłych bywa powodem, dla którego organ weryfikuje wcześniejsze okresy. Zakres ustalamy indywidualnie dla konkretnego stanu faktycznego.

Czynny żal - zgłaszać od razu, czy najpierw porządkować?

Tu prace naprawcze rozchodzą się z bieżącym księgowaniem najmocniej. Czynny żal wymaga zawiadomienia organu ścigania i uiszczenia w całości wymagalnej należności w wyznaczonym terminie. Przestaje być skuteczny, gdy organ ma już udokumentowaną wiadomość o czynie albo rozpoczął czynności służbowe zmierzające do jego ujawnienia (art. 16 Kodeksu karnego skarbowego).

Ta możliwość ma więc termin, którego firma nie ustala sama. Kolejność „najpierw pół roku porządkujemy, potem się zgłaszamy" może po drodze zamknąć drogę do czynnego żalu. Dlatego rozpoznanie zakresu i decyzja o zawiadomieniu wyprzedzają odtwarzanie ksiąg, a nie odwrotnie.

Osobno liczy się tempo przy świeższych zaległościach: obniżoną stawkę odsetek za zwłokę stosuje się po spełnieniu dwóch warunków łącznie - korekta złożona w ciągu 6 miesięcy od upływu terminu do złożenia deklaracji i zapłata zaległości w ciągu 7 dni od jej złożenia (art. 56a § 1 Ordynacji podatkowej). Przepis ma wyłączenia, między innymi przy korekcie po zawiadomieniu o zamiarze wszczęcia kontroli - każdy przypadek wymaga osobnej oceny.

Kiedy naprawa ksiąg w ogóle nie jest potrzebna?

Jeśli zamknięcia miesięczne odbywają się regularnie, salda są uzgadniane z dokumentami, sprawozdania złożono w terminie, a rozbieżność dotyczy jednego okresu i jest już zidentyfikowana - to zadanie dla bieżącej obsługi, nie dla osobnego zespołu.

Podobnie gdy problem dotyczy jednego zagadnienia podatkowego: wtedy właściwa jest opinia, nie badanie całości ksiąg. I podobnie, gdy księgi są w porządku, a brakuje wyłącznie raportu zarządczego - to rozmowa o informacji zarządczej, nie o naprawie.

7 rzeczy, które sprawdzisz sam, zanim zadzwonisz

Nie potrzebujesz do tego księgowej ani audytora:

1. Sprawozdania finansowe - czy za ostatnie lata zostały zatwierdzone i złożone w rejestrze?
2. Salda otwarcia - czy bilans otwarcia bieżącego roku zgadza się z ostatnim zatwierdzonym sprawozdaniem?
3. Protokół przekazania - czy istnieje dokumentacja z przejęcia od poprzedniego dostawcy?
4. Dostęp do starego systemu - czy masz możliwość wglądu w dane z poprzedniego programu, także po jego wyłączeniu?
5. Zamknięcia - który miesiąc zamknięto jako ostatni i czy zamknięcia odbywają się regularnie?
6. Pełnomocnictwa i dostępy - kto ma dziś pełnomocnictwa w urzędzie skarbowym i ZUS oraz dostępy do bankowości internetowej?
7. Ścieżka faktury - czy da się prześledzić drogę jednej wybranej faktury zakupowej od wpływu do firmy, przez akceptację, aż do zapisu w księgach?

Ten ostatni punkt mówi najwięcej. Jeśli odtworzenie tej drogi wymaga dzwonienia po trzech osobach i przekopywania się przez e-maile, problem nie zaczyna się w księgach - zaczyna się dużo wcześniej, w obiegu dokumentów.

Ile to kosztuje i jak długo trwa?

Wycena powstaje po audycie i zależy od liczby okresów do odtworzenia, liczby dokumentów, kompletności dowodów źródłowych, liczby systemów i migracji oraz zakresu korekt deklaracji i sprawozdań. Podanie kwoty przed ustaleniem tych zmiennych byłoby zgadywaniem.

Audyt w Kancelarii Asset wyceniamy osobno jako zamknięty produkt - klient dostaje raport ze stanu ksiąg i rekomendację dalszych działań. Może na nim poprzestać i zachować wynik dla siebie. Jeśli decyduje się na prace naprawcze - wyceniamy je osobno, na podstawie konkretnego zakresu.

Najczęściej zadawane pytania

Ile lat wstecz trzeba poprawiać księgi?

Punktem odniesienia jest przedawnienie zobowiązania podatkowego: pięć lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności (art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej). Bieg przedawnienia może być zawieszany lub przerywany. Osobno biegną okresy przechowywania dokumentacji: podatkowej i rachunkowej, według różnych przepisów. Rozliczanie straty z lat ubiegłych bywa powodem, dla którego organ weryfikuje wcześniejsze okresy. Zakres ustalamy indywidualnie.

Czy przy korektach trzeba składać czynny żal?

Kodeks karny skarbowy przewiduje, że złożenie prawnie skutecznej korekty deklaracji wraz z zapłatą w całości uszczuplonej należności wyłącza karalność (art. 16a KKS). Przepis ma wyłączenia, a odrębnie sankcjonowane są czyny niezwiązane z samą deklaracją, jak nieprowadzenie ksiąg. Każdy przypadek wymaga osobnej oceny przed podjęciem działań.

Czym grozi uznanie ksiąg za nierzetelne?

Organ nie uznaje za dowód ksiąg prowadzonych nierzetelnie, a księgi wadliwe uznaje za dowód wtedy, gdy wady nie mają istotnego znaczenia dla sprawy (art. 193 Ordynacji podatkowej). Gdy brakuje danych niezbędnych do określenia podstawy opodatkowania, organ może określić ją w drodze oszacowania - i odstępuje od tego, jeżeli dane z ksiąg uzupełnione dowodami pozwalają ją ustalić (art. 23). W praktyce oznacza to, że o wysokości zobowiązania mogą przestać decydować własne dane firmy.

Czy porządkowanie da się prowadzić równolegle z bieżącą księgowością?

Tak, pod warunkiem że robią to dwa zespoły. Bieżąca obsługa pracuje pod terminami i nie może ich przesunąć. Zespół naprawczy pracuje wstecz, na innych danych. Połączenie obu zadań w jednych rękach kończy się tym, że przy każdej kolizji terminów praca nad przeszłością zostaje odłożona na bliżej nieokreślony „potem".

Czy muszę przenosić bieżącą obsługę do Kancelarii Asset, żeby zlecić naprawę?

Nie. Możesz zlecić sam audyt lub samo porządkowanie i zostać przy dotychczasowym biurze na bieżące usługi. W naszym doświadczeniu najbezpieczniejsze jest jednak przekazanie bieżącej obsługi do tego samego zespołu, który naprawiał księgi - zna ich historię i wie, na co uważać.

Od czego zacząć?

Nie trzeba wcześniej porządkować dokumentów ani przygotowywać zestawień. Nie oceniamy stanu, w jakim zastajemy księgi - widzieliśmy wystarczająco dużo, żeby wiedzieć, że do takiego stanu prowadzi zwykle kilka rozsądnych w swoim czasie decyzji.

Zapraszamy na bezpłatną rozmowę wstępną. Po 30-45 minutach wiesz, czy w Twoim przypadku potrzebne są prace naprawcze, czy wystarczy bieżąca obsługa. Jeśli wystarczy - powiemy to wprost.

Umów bezpłatną rozmowę

Materiał informacyjny, nie stanowi porady podatkowej. Opisane badanie stanu ksiąg nie jest badaniem sprawozdania finansowego w rozumieniu przepisów o biegłych rewidentach i firmach audytorskich. Stan prawny na dzień publikacji [data]. Przepisy o przedawnieniu zobowiązań podatkowych podlegały ostatnio zmianom - przed podjęciem decyzji prosimy o weryfikację stanu aktualnego.

Wcześniej w tej serii pisaliśmy o całkowitym koszcie taniej księgowości i o tym, co dzieje się po zmianie biura na tańsze. Ten tekst odpowiada na pytanie, które tamte zostawiły otwarte: jak wygląda samo uporządkowanie.

Maja Zaworska

Ekspert ds. rachunkowości

Liczby, przepisy, bilanse - w tym świecie porusza się od 9 lat. Skończyła Finanse i Rachunkowość, ale prawdziwą wartość widzi w tłumaczeniu trudnych spraw księgowych prostym językiem. Prywatnie szkoli psy, gdzie cierpliwość liczy się równie mocno, jak przy zamykaniu miesiąca.